Processos de regularização fundiária que fazem parte do acervo do Instituto de Terras de Mato Grosso (Intermat) passarão por análise, terão documentos classificados e organizados, para trazer mais agilidade no acesso e melhor preservação. O trabalho interno será desenvolvido pela Comissão Permanente de Avaliação de documentos e Gestão da Informação, nomeada em junho deste ano.
A presidente da comissão, Larissa Gentil Lima, explica que o primeiro passo será atualizar a tabela de temporalidade do órgão, que expressa por quanto tempo cada documento deve permanecer guardado. A partir disso, a equipe irá analisar cada caso e determinar a eliminação de documentos que não precisam de guarda permanente.
“Depois de atualizada a tabela saberemos o ciclo de vida de cada documento, e qual poderá ser descartado. Caso a gente entenda que, de acordo com essa revisão, algum documento deva ser eliminado nos providenciaremos o descarte correto”, conta.
Ela cita ainda que, como na maioria dos órgãos, o Intermat também possui espaço limitado para a guarda de arquivos. “Nós conseguiremos também armazenar de forma mais acessível os documentos de guarda permanente, para consulta, que muitas vezes, é cotidiana no trabalho do órgão”.
Composta por cinco servidores, a comissão vai desenvolver o trabalho com o suporte da Superintendência do Arquivo Público, ligada à Secretaria de Planejamento e Gestão (Seplag). Como órgão responsável pela gestão de documentos no Estado, a equipe do arquivo atuará para garantir o cumprimento da legislação de forma adequada, afirma a superintendente, Vanda da Silva.
“O papel do Arquivo Público é contribuir na capacitação pra conhecimento e aplicação dos instrumentos de gestão de documentos, e dar suporte no processo de elaboração da lista de eliminação de documentos, até a sua conclusão, para que de fato se elimine os documentos que não são de guarda permanente, ou que não tem valor histórico para a instituição”, explica.
Comissão
Comissão Permanente de Avaliação de documentos e Gestão da Informação foi instituída pela portaria nº 42/2019 do Intermat, publicada no dia 24 de junho.
Além de estipular a temporalidade dos documentos conforme legislação específica, a comissão é responsável pela classificação do grau de sigilo dos documentos, considerando os critérios descritos no Plano de Classificação de Documentos do Poder Executivo.
